Beslutsprotokoll från styrelsemöte 2015-08-20

BESLUTSPROTOKOLL STYRELSEMÖTE 150820
FÖRENINGEN ENASTÅENDE FÖRÄLDRAR

Närvarande: Gabriella, Pernilla, Sven och Marie, Annika

1. Mötet öppnades
2.Mötet befanns behörigt utlyst och beslutsmässigt
3.Till mötesordförande valdes Gabriella och till mötessekreterare valdes Marie
4.Dagordning godkändes
5.Genomgång och godkännande av föregående mötesprotokoll
6.Ekonomi
Sven tillika kassör redovisade hur intäkter och kostnader balanserar varann ganska så bra beträffande aktiviteter, lägren däremot har oftast en högre kostnadsnivå för att kompensera för den låga egenavgiften. Lägren kan då bli svårare att budgetera eftersom antalet deltagare kan variera stort. Tre läger samt några aktiviteter är fortfarande inte redovisade budgetmässigt. Det gäller Styrsö sommarläger, Sommarsol och Halmstad.
Kassören påpekade också att det är av största vikt att alla ekonomiska transaktioner döps korrekt så att dessa går lätt att söka fram i budgetredovisningsmallen. Diskussion förs om att kontoplan och struktur är nödvändiga. Föreningen var vid månadsskiftet juli/ augusti god för cirka 280 000,00. Bokföringen har för övrigt skett exemplariskt.
Sylvias handkassa ligger idag på 1700 kronor(saldot). Hittills bokförda fondmedel : 136 529 kronor.
Beslut: Att stryka medlems deltagaravgift på Styrsö med hänvisning till tidigare diskussioner om utlägg på aktivitet.

7.Verksamhet
Endast ett fåtal lägerutvärderingar har inkommit.
Angående kanslistens fråga inför mötet om fonder önskar styrelsen få en förteckning på tilltänkta fonder.
Nyhetsbrev Nr. 4 är på gång och publiceras inom kort.
Det är viktigt att rättelser uppdateras och korrekt information står på föreningens hemsida. Medlemsengagemang diskuterades. Facebooksidan fungerar väl. Diskussion om behov av en mer tidsenlig föreningslogga.
Planering inför Ulrika Lantz Westmans besök pågår.

8.Personalfrågor
Kontakt har etablerats med Arbetsgivaralliansen där föreningen är medlem i samband med kollektivavtalet.
Tjänstepension skall beräknas och betalas in.
Det är dags för uppdatering av nuvarande arbetsbeskrivning samt en så konkret prioriteringslista som möjligt. Det är viktigt att få en bemanning i lokalen och att all post och försändelser /paket skickas till föreningens officiella adress på Såggatan. Föreningsdatorn är inte uppdaterad och rensad än.

9. Utskotten
Diskussion om medlemsengagemang, antalet arrangörer samt deras roll och ansvar. Gemensam träff med medlemmarna är viktig inför nästa sommar. Frågan ska diskuteras vidare på september månads styrelsemöte.

10.Övrigt
Allmänna Arvsfondens beslut angående föreningens projektansökan gäller 2 + 1 år, med strikta föreskrifter och redovisningskrav. Kanslisten presenterade det uppdaterade projektet för ledamöterna den 10 augusti. Inbjudan till introdag om projektet har kommit och Sylvia kan tänka sig att åka till introduktionsdagen 17 september i Stockholm. Det finns en del viktiga aspekter att belysa kring projektförberedelserna. Diskussion. Det är relevant att representationen och samarbetet gällande projektplanerna görs i samråd med verksamhetsansvariga. Vidare planeringsarbete som rör t ex rekrytering kommer att fortstätta efter denna resa. Beslut: Marie och Gabriella representerar verksamheten från styrelsens sida och avlägger sin rapport på nästkommande styrelsemöte.

Ändring av kontaktuppgifter kopplade till styrelsemedlem pågår.

11.Nästa möte
Ändrat från 20:e till 27 september kl 14:00.

12.Mötet avslutades

Sekreterare : Marie. Justerare : Gabriella